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    Adaptarse al mundo virtual para reemplazar las actividades presenciales puede no ser tan sencillo. Tener clases, reuniones de trabajo o encontrarse con amigos no es lo mismo a través de una pantalla. Por ello, conocer algunas claves para un uso eficiente de una de las herramientas más populares de comunicación virtual podría ahorrarte un mal rato.

    Desde que comenzó la pandemia por COVID-19 las aplicaciones de comunicación virtual han aumentado fuertemente su popularidad como alternativa para las actividades que son habitualmente presenciales. 

    Una de las más utilizadas es Zoom, plataforma virtual de comunicaciones de la empresa estadounidense Zoom Video Communications. Para poder hacerla más efectiva, el profesor de Administración del Eli Broad College of Business en Michigan, John Hollenbeck, elaboró una guía especial para saber cómo utilizarla del mejor modo posible. Mira qué dice. 

    • No más de cinco personas

    "El número mágico de integrantes para hacer que las llamadas de Zoom sean efectivas es cinco", sostiene el artículo. Para explicar esto se cita al psicólogo social Richard Hackman, responsable del cálculo estadístico, quien explica que el número puede ascender ligeramente si se tratase de un grupo de personas que están acostumbradas a trabajar entre sí.

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    © AFP 2020 / Lionel Bonaventure
    Según se explica, el problema de un alto número de integrantes es la cantidad de enlaces entre pares que este supone. "Un equipo de cinco personas supone 10 enlaces de personas. Cuando el número asciende a 10 participantes, los enlaces que deben generarse son 45, ¿y si se sube a 15 personas? Olvídalo: son 105 enlaces", escribió Hackman. 

    Según él, las capacidades comunicativas humanas son limitadas y, para que un grupo funciona de manera óptima, debe haber una buena comunicación ida y vuelta con cada uno de los integrantes. Por ello, esos cinco participantes con sus 10 enlaces es el número perfecto. 

    • Organización

    Si se trata de equipos grandes, Hackman propone subdividirlos en grupos con cinco integrantes como máximo, con un representante por subgrupo entre quienes, luego, se crea otro grupo para compartir la información relevante del trabajo de cada uno. 

    El profesor le llama a esta estructura "sistema de equipos varios", y sostiene que ha tenido éxito en distintas áreas y rubros laborales. 

    • Distribución de tarea y estructura

    Establecer una metodología para determinar cómo se llevará adelante la reunión es fundamental, indica la guía. Es preciso establecer con anticipación cómo rotará la comunicación, cuándo y de qué manera los participantes pueden tomar la palabra, y cuáles son los tiempos que le dedicarán a cada intervención.

    Para esto, los roles de liderazgo deben estar claros, y se recomienda la división del trabajo en tres líderes: uno formal que es el jefe de reunión, uno tecnológico encargado del orden y duración de las intervenciones de los participantes así como de los aspectos técnicos, y un tercero encargado de los contenidos que pueden, a su vez, ser más de uno según el número de temas que abarque la reunión. 

    • Ver en la dificultad la oportunidad

    "Todavía nos estamos adaptando a una interrupción masiva en nuestra vida profesional normal y no es sorprendente que nuestra comunicación virtual resulte complicada", dice Hackman.  

    Propone aprovechar el estrés de la comunicación virtual como una instancia para reflexionar acerca de las formas de comunicación en general. Según indica, todos estos puntos aplican también a las relaciones interpersonales.

    Por ello, cuando todo esto termine, es preciso aplicar lo aprendido en las reuniones de trabajo, clases y cualquier actividad presencial, finaliza. 

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